O arquivo XML é a versão digital da nota fiscal e obedece um padrão nacional de escrituração fiscal.

Desde 2005, em todo o território brasileiro, a NFe em formato XML tornou o processo de emissão de notas fiscais mais rápido e menos burocrático para os departamentos fiscais das empresas. Ela permite a transmissão e o armazenamento online dos documentos e traz mais segurança e eficiência na fiscalização realizada pela Receita Federal. Após a emissão e a validação da NFe, o emissor disponibiliza em seu site ou envia para o e-mail do comprador a nota fiscal nos formatos PDF e XML. Tudo fica armazenado eletronicamente e tem o intuito de documentar as transações comerciais entre pessoas jurídicas.

Alguns sistemas permitem fazer o envio de forma automática, lembrando que apenas o envio do arquivo XML é obrigatório. Esses arquivos possuem validade contábil/fiscal e devem ser guardados pelo tempo legal estipulado, se isso não for feito sua empresa pode estar sujeita a autuações e multas.

Sempre recomendamos que nossos clientes mantenham esses arquivos na nuvem.
Assegure-se de que todas as NFs sejam lançadas e armazenadas e que há um backup seguro de todos esses arquivos de compra e venda, inclusive NFe de serviços. Existem ferramentas de manutenção e controle e alguns sistemas de gestão contam com elas, vale a pena fazer esse investimento para a segurança das suas informações.